Regla de disponibilidad de la reserva - Apertura y cierre del espacio

ÍNDICE

• ¿Qué es?
• ¿Cómo funciona?
• Configuración
• Reglas y condiciones

¿Qué es?

La regla de disponibilidad para agendamiento es una nueva funcionalidad que permite configurar los espacios con un período en que estarán abiertos para ser agendados.

La característica fue creada para organizar la rutina de programación, porque cuando el espacio está lleno, hay una disputa de quién programa primero y en ciertos casos los empleados estaban esperando por tiempos fuera del horario de trabajo. Con esta regla, es posible determinar que sólo durante las horas de trabajo los espacios pueden ser programados. Otro ejemplo de su aplicación es para espacios que requieren reserva previa, impidiendo que puedan ser reservados con poca antelación, como zonas de ocio o comedores.

¿Cómo funciona?

Esta regla es un nuevo estado en el sistema, además de estar el espacio como disponible para programar (verde), pendiente de registro (amarillo) u ocupado (rojo), ahora puede estar en gris, (desaturado) para mostrar que está cerrado para programar.

Cuando el espacio está abierto, puede variar con cualquier estado (color), pero cuando está cerrado para programación, el color gris será aplicado y el espacio será deshabilitado impidiendo que el usuario lo seleccione en sus programaciones.

Aún con la regla de disponibilidad para programación, las demás reglas y estados continúan siendo aplicados. En la imagen de arriba, el espacio está cerrado para la programación, sin embargo, cuando estaba abierto, se hizo una programación y se registró, haciéndolo ocupado.

Para informar del periodo completo, permitiendo que las personas se programen al hacer sus reservas, se muestra un informativo con el periodo completo, desde el principio hasta el final configurado. Esta representación es un nuevo estándar en todo el sistema, siendo replicada en la versión web y en las aplicaciones.

Configuración

La regla se puede configurar en: ADMINISTRACIÓN > REGLA ESPACIAL > PESTAÑA PROGRAMACIÓN. Se ha creado una nueva sección AGENDAR DISPONIBILIDAD. Esta sección permite la configuración de dos campos, la hora de inicio y la hora de cierre de la apertura.

Reglas y condiciones

• La hora de apertura y cierre ya se muestra calculando la zona horaria del usuario: si un usuario está con una zona horaria diferente a la configurada en el sitio donde está el espacio, el sistema ya hará la conversión mostrando al usuario la hora correcta convertida;

• La configuración de la disponibilidad (periodo) se realiza para la liberación del espacio, es decir, siempre se configurará el periodo en el que el espacio está abierto. Así, cualquier tiempo fuera del período será considerado cerrado;

• Se puede configurar sólo un (1) período colocando sus horas de inicio y fin;

• Cuando un espacio no tenga un período activo, será considerado todo el día como abierto para programación;

• Para los casos en que el espacio pueda ser programado todo el día se puede configurar el horario de 00:00 a 23:59, o dejar la regla sin configuración;

• La regla de disponibilidad de horarios es una función autónoma del sistema, es decir, puede aplicarse a todos los espacios que no estén integrados.

Ejemplos de visualización:

• Sala de reuniones: estado abierto y regla no configurada

• Sala de reuniones (integrada): estado abierto, regla configurada

• Entreplanta: estado cerrado para programación

Versión WEB

Aplicación