Bloqueo de espacio mediante programación

ÍNDICE

• ¿Qué es?
• ¿Cómo funciona?
• Configuración
• Reglas y condiciones
• Mensajes
• Notificaciones
• Procedimiento
• FAQ

¿En qué consiste?

El bloqueo de espacios es una forma de impedir que uno o más espacios sean programados en un determinado período de horas del día.

La funcionalidad fue creada para atender necesidades momentáneas con cortos períodos de tiempo en que el espacio necesita ser bloqueado o impedido de ser reservado. En la práctica, las empresas utilizan este recurso para salas de reuniones que necesitan limpiar después de un evento, ordenar o hacer preparativos previos para eventos que tendrán lugar o mantenimiento en el espacio.

Un buen ejemplo comparativo es la programación "Fuera de la oficina" de Google Calendar, en la que bloqueas tu agenda y nadie podrá invitarte ni ocupar tu agenda durante ese periodo.

Esta característica se alinea con el uso de la Sala de Visualización (App y / o la función de limpieza de la aplicación de monitorización de espacios Display SK8), en la que sólo los usuarios específicos se les permite desbloquear las puertas.

¿Cómo funciona?

Sistemáticamente, el bloqueo es un nuevo tipo de programación, del tipo "BLOQUEAR".

Cuando realice una nueva programación, en la pantalla de detalles, donde puede añadir la descripción, centro de coste, solicitudes, etc., se presentará un campo de TIPO DE PROGRAMACIÓN, con los siguientes parámetros:

• EVENTO: Establece el evento guardado como horario por defecto
• BLOQUEADO: Establece el horario guardado como horario bloqueado

Configuración

Esta característica se aplica a los usuarios y se puede configurar dentro de las reglas de usuario: ADMINISTRACIÓN > REGLA DE USUARIO > PESTAÑA REGLAS DE USUARIO > SESIÓN PERMISOS ESPECIALES.

La configuración tiene un parámetro tipo habilitado/deshabilitado, en el cual todos los usuarios que estén dentro de esta REGLA DE USUARIO, siempre y cuando la opción esté habilitada, podrán realizar horarios de tipo bloqueado.

Cuando un usuario se encuentre en una regla con esta característica deshabilitada, se eliminará la opción de elegir el tipo de espacio a la hora de realizar un horario.

Reglas y condiciones

• Un horario de bloqueo siempre tendrá prioridad sobre los horarios existentes, es decir, cuando se crea un horario de bloqueo y ya existe un evento en el mismo espacio y cubriendo el mismo periodo de tiempo, este evento existente se cerrará.

• El recurso de bloqueo de espacio por horario es un recurso exclusivo de la WEB, es decir, sólo un navegador conectado a la consola puede configurar el recurso.

• La funcionalidad de bloqueo de espacio por horario sólo está disponible para espacios independientes, es decir, espacios dentro de Skedway. Esta característica no se aplica a los espacios integrados (Google o Microsoft).

• Función disponible para Salas y Puestos

• Las reglas de usuario permanecerán en vigor y se aplicarán a los usuarios incluso con el tipo de programación establecido en BLOQUEO. Por ejemplo: 1. si el usuario tiene un máximo de horas en el día/semana/mes, puede hacer programaciones de tipo bloque hasta que alcance su límite. 2. si el usuario puede hacer programaciones hasta 5 días naturales en el futuro, puede hacer programaciones en bloque sólo dentro de ese período, y en el 6º día ya no puede programar.

• La programación en BLOQUE no permite cambiar de anfitrión, es decir, no es posible bloquear un espacio para otros usuarios o terceros.

Mensajes

Al guardar una programación de tipo bloqueo, el sistema solicitará una confirmación, informando al usuario que estará cerrando eventos existentes que estarán en conflicto de horario y espacio del evento en bloqueo.

Eventos sin conflicto de horario:

Eventos con conflicto de programación:

Al momento de guardar el horario de bloqueo y se identifique que otros eventos serán cerrados, se solicitará una justificación o razón del bloqueo. Esta razón será guardada en el horario como su descripción.

Notificaciones

Cuando un evento es cerrado por un bloqueo de horario el anfitrión de ese evento será notificado. Recibirá un correo electrónico automático (sin respuesta) con la información principal: Evento cancelado, cuándo, dónde, quién lo canceló y el motivo.

Ejemplo de correo electrónico:

Procedimiento

1. Realizar una cita normal
2. Pantalla detallada de la cita: Seleccione la opción Bloquear en el campo Tipo de cita.
3. Guardar cita
   
   
   
4. La cita sólo se guardará si confirma el mensaje.
   
   
   
5. El horario bloqueado tendrá un aspecto diferente.
   

FAQ

1. ¿Quién puede utilizar esta función?
   R: Sólo los usuarios que estén dentro de la regla de usuario con el permiso de bloqueo activo.
   
   

2. ¿Qué ocurre con los eventos que ya existen en el espacio y la hora que desea bloquear?
   R: Si un evento está ocurriendo en el mismo espacio y entra en conflicto con la hora del horario de bloqueo, el sistema terminará el evento existente y su anfitrión será notificado de la terminación. El bloqueo sobrescribe eventos anteriores, así que mucha precaución en su uso 😄.

    

3. ¿Cómo bloqueo la programación desde la aplicación móvil?

   R: De momento esta función no está disponible para apps, sólo para el navegador ((web)