Regra de disponibilidade de agendamentos - Abertura e fechamento do espaço – Skedway

ÍNDICE

O que é?
Como funciona?
Configuração
Regras e condições

O que é?

A regra de disponibilidade de agendamento é um novo recurso que permite configurar os espaços com um período onde ele estará aberto para ser agendado.

O recurso foi criado para organizar a rotina de agendamentos, pois quando o espaço é concorrido, existe uma disputa de quem agenda primeiro e em certos casos colaboradores esperavam horários fora do expediente de trabalho. Com essa regra, é possível determinar que apenas no horário comercial os espaços possam ser agendados. Um outro exemplo de sua aplicação é para espaços que precisam de agendamento prévio, impedindo de serem reservados em cima da hora, como espaços de lazer ou refeições.

Como funciona?

Essa regra é um novo status no sistema, além do espaço estar como disponível para agendamento, (verde), aguardando check-in (amarelo) ou ocupado (vermelho), agora ele poderá estar na cor cinza, (dessaturado) para evidenciar que está fechado para agendamento.

Quando o espaço estiver aberto, poderá variar com quaisquer status (cores), já quando estiver fechado para agendamento, a cor cinza será aplicada e o espaço será desabilitado impedindo o usuário de selecioná-lo em seus agendamentos.

Mesmo com a regra da disponibilidade de agendamento em vigor, as outras regras e status continuam sendo aplicadas. Na imagem acima, o espaço está fechado para agendamento, contudo, quando ele estava aberto, foi feito um agendamento e realizado seu check-in, tornando-o ocupado.

Para informar o período completo, possibilitando as pessoas de se programarem ao fazer suas reservas, é disposto um informativo com o período completo, do início ao término configurado. Essa representação é um novo padrão por todo o sistema, sendo replicado na versão web e nos aplicativos.

Configuração

A regra pode ser configurada em: ADMINISTRAÇÃO > REGRA DE ESPAÇO > ABA AGENDAMENTO. Foi criado uma nova sessão de DISPONIBILIDADE DE AGENDAMENTO. Essa seção permite a configuração de dois campos, o horário de início e o horário de fechamento da abertura.

Regras e condições

O horário da abertura e fechamento já é exibido calculando a timezone do usuário: se um usuário estiver com uma timezone diferente da que está configurada no site em que o espaço se encontra, o sistema já fará a conversão exibindo para o usuário o horário correto convertido;
A configuração da disponibilidade (período) é feita para a liberação do espaço, ou seja, será sempre configurado o período onde o espaço estiver aberto. Assim, qualquer horário fora do período será considerado como fechado;
É possível configurar apenas um (1) período colocando seus horários de início e término;
Quando um espaço não possuir um período ativo, será considerado o dia todo como aberto para agendamento.;
Para casos onde o espaço pode ser agendado o dia todo é possível definir o horário de 00:00 às 23:59 , ou deixar a regra sem configuração;
A regra de disponibilidade de agendamento é um recurso standalone do sistema, ou seja, pode ser aplicada a todos os espaços que não são integrados.

Exemplos de exibição:

Sala de Reunião: status aberto e não possui regra configurada
Sala de reunião (integrada): status aberto, possui regra configurada
Mezanino: status fechado para agendamento

Versão WEB

Aplicativo