Bloqueio de espaço por agendamento – Skedway

ÍNDICE

O que é?
Como funciona?
Configuração
Regras e condições
Mensagens
Notificações
Procedimento
FAQ

O que é?

O bloqueio de espaço é uma forma de impedir um ou mais espaços de serem agendados em um determinado período de horas do dia.

O recurso foi criado para suprir necessidades momentâneas com curtos períodos de tempo onde o espaço precisa ser interditado ou impedido de ser agendado. Na prática, as empresas utilizam esse recurso para salas de reunião que precisam fazer a limpeza após um evento, arrumar ou fazer preparos prévios para eventos que irão ocorrer ou manutenções no espaço.

Um bom comparativo de exemplo é o agendamento do tipo "Fora do escritório" do Google Calendar, no qual você trava sua agenda e ninguém poderá lhe convidar ou ocupar sua agenda naquele período.

Esse recurso está alinhado com a utilização do recurso de limpeza do aplicativo Room Display (App e/ou Display SK8 de monitoramento de espaços), no qual apenas usuários específicos têm a permissão de destrancar as portas.

Como funciona?

Sistematicamente, o bloqueio é um novo tipo de agendamento, do tipo "BLOQUEIO".

Quando você for fazer um novo agendamento, na tela de detalhes, onde é possível adicionar a descrição, centro de custo, solicitações, etc, será apresentado um campo de TIPO DE AGENDAMENTO, com os seguintes parâmetros:

EVENTO: Define o evento salvo como um agendamento padrão.
BLOQUEIO: Define o agendamento salvo como bloqueado.

Configuração

Esse recurso é aplicado ao usuários e pode ser configurado dentro das regras dos usuários: ADMINISTRAÇÃO > REGRA DOS USUÁRIOS > ABA REGRAS DE USUÁRIOS > SESSÃO PERMISSÕES ESPECIAIS.

A configuração possui um parâmetro do tipo habilitado/desabilitado, no qual todos os usuários que estiverem dentro dessa REGRA DE USUÁRIO, desde que esteja com a opção habilitada, poderão fazer agendamentos do tipo bloqueio.

Quando um usuário estiver em uma regra com esse recurso desabilitado, a opção de escolha do tipo do espaço ao fazer um agendamento estará removida.

Regras e condições

Um agendamento de bloqueio sempre será priorizado sobre agendamentos já existentes, ou seja, quando um agendamento de bloqueio for criado e já existir um evento no mesmo espaço e cobrindo um mesmo período de tempo, esse evento já existente será encerrado.
O recurso de bloqueio de espaço por agendamento é um recurso exclusivo da WEB, ou seja, apenas via navegador logado no console poderá configurar o recurso.
O recurso de bloqueio de espaço por agendamento está disponível apenas para espaços standalone, ou seja, espaços de dentro da Skedway. Esse recurso não é aplicado a espaços integrados (Google ou Microsoft).
Recurso disponível para Salas e Posições
As regras de usuário continuarão em vigor e serão aplicadas nos usuários mesmo com o tipo de agendamento para BLOQUEIO. Ex.: 1. Se o usuário possuir uma quantidade máxima de horas no dia/semana/mês, ele poderá fazer agendamentos do tipo bloqueio até atingir seu limite. 2. Se o usuário puder fazer agendamentos até 5 dias corridos no futuro, ele poderá fazer agendamentos de bloqueio apenas dentro desse período, e no 6º dia ele não poderá mais agendar.
Agendamento do tipo BLOQUEIO não é permitido a troca de anfitrião, ou seja, não é possível bloquear um espaço para outros usuários ou terceiros.

Mensagens

Ao salvar um agendamento do tipo de bloqueio, o sistema irá solicitar uma confirmação, informando o usuário que ele estará encerrando eventos já existentes que estarão em conflito de horário e espaço do evento bloqueante.

Eventos sem conflito de agendamento:

Eventos com conflito de agendamento:

No momento de salvar o agendamento bloquante e for identificado que outros eventos serão encerrado, será solicitado uma justificativa ou motivo do bloqueio. Esse motivo ficará salvo no agendamento como sua descrição.

Notificações

Quando um evento for encerrado por um bloqueio de agendamento o anfitrião desse evento será notificado. Ele receberá um email automático (No-reply) com as principais informação: Evento cancelado, quando, onde, quem cancelou e o motivo.

Exemplo do email:

Procedimento

Realizar um agendamento normal
Tela de detalhe do agendamento: Escolher a opção de Bloqueio no campo de Tipo de agendamento.
Salvar agendamento
O agendamento será salvo apenas se você confirmar a mensagem.
O agendamento bloqueado terá um visual diferente.

FAQ

Quem poderá usufruir desse recurso?
R: Apenas os usuários que estiverem dentro da regra de usuário com a permissão do bloqueio ativa.
O que acontece com eventos que já existirem no espaço e horário em que gostaria de bloquear?
R: Caso um evento esteja ocorrendo no mesmo espaço e entre em conflito de horário com o do agendamento de bloqueio, o sistema irá encerrar o evento já existente e seu anfitrião será notificado do encerramento. O bloqueio sobrescreve os eventos prévios, portanto muita cautela em seu uso 😄.
Como eu faço o bloqueio de agendamento pelo aplicativo do celular? No momento esse recurso não está disponível para os aplicativos, apenas para o navegador (versão web).